仕事が多すぎたらメールを無視しろ

わたしにとってはコロンブスの卵でした。

効果の要約

メールが多すぎたら自分宛のメール以外を無視することにより、作業時間を作り出せます。

Before/After

海外転勤になり、仕事量が増え、大量のメールの処理に悩まされた際、上司から頂いたアドバイスが「自分宛のメール以外、無視する」です。

厳密に言えば、TOで自分に来ているメール以外は対応する必要がないということです。

受信したメールは自分に関係あると考え、すべてに目を通していたわたしは、「こんな仕事のやり方があるのか」と、衝撃を受けました。そして、試しにCCメールを無視し始めたところ、最初は不安でしたが、問題なく仕事はできました。あのCCメールを確認していた時間は何だったのか。。

結果、確認するメールが100通ほど減ったので、その時間を他の作業に使えるようになりました。

そもそも「念のため」ということで、CCに人を入れる人が多すぎる気がします。読んでも大して意味のないCCメールを読むことにより、全人類はどれだけ時間を浪費しているのか。考えるだけでも恐ろしいです。あなたも普段は最小限の人数でメールし、情報共有が必要になったときに適切な人に転送するようにしましょう。

方法

わたしはOutlookを使っているので、自分宛のメールだけ受信ボックスとは別の専用のボックスに自動振り分けしています。日本にいる時は、自分宛のメールに色づけする方法を取っていましたが、メールが多すぎると色が付いたメールをいちいちクリックするのにも時間がかかるのでやめました。そもそも読まないメールが視界に入るだけでも無駄と言えます。

自分が入っているグループアドレス宛や、上司から他の人宛の重要なメールを読んでいないと、「なぜ把握してない？」と上司に問い詰められることがあるので、そのような見逃したらマズいメールも専用ボックスへ振り分けられるように設定しておきましょう。

また、部下がいる方は自分がTOメールしか見ないことを伝えておくと、メールでのコミュニケーションがスムーズになります。