この記事を読んで得られるノウハウと効果：どんなに忙しいときでも、タスクに優先順位を付けることにより、「仕事を放っておいたら炎上し、その火消しのために余計な時間を使ってしまった」という現象を防げます。
メールが多すぎて最適な処理方法がわからなくなる
海外転勤になり、大量の仕事に忙殺されたわたしは、時間が足りないがあまり、ふとこんなことを思い付きました。
「今まで、メールすべてに目を通し、着手する順番を決めてから処理してきた。だけどこれだけメールが多い場合、メールを開いた順に処理して行った方がいいのではないか？優先順位をつけて、後から着手する方法だと、1. 再度メールを見つける時間、2. 再度メールを読み直して内容を理解する時間が余計にかかるからな。こんなに仕事が多いと、少しのムダも省きたい。このままだと死んじゃう。。」と。
特に英語のメールを読み直すのは、日本語以上に時間がかかるので、正直嫌気が差していました。
そして、早速実行に移しました。結果、即効で失敗。むしろ状況を悪化させました。
メールを開いた順に処理しても、大量に仕事が残り、その中で納期が今日だったものが納期切れして、炎上しまくったからです。
そのままではマズいので、「タスク管理の神様、ごめんなさい！わたしが間違っておりました！」と、ヒーヒー言いながら、今の仕事に合わせた優先順位のつけ方を決めなおし、導入することにより、どうにか炎上を最小限に抑えることができるようになりました。
優先順位を付けない派への反論
確かに、メールを開いた順に処理した方が、前述の1. 再度メールを見つける時間、2. 再度メールを読み直して内容を理解する時間がなくなる分、作業にかかる合計時間は少なくて済みます。しかし、すべてのメールを時間内に処理できないのであれば、優先順位をつけて、炎上しそうな案件から処理していくのが正解です。
タスク管理の名著である「マニャーナの法則」には「今日中に終わらせるならタスクの優先順位はつける必要がない」との一節がありますが、「今日中に終わらせられる」仕事量で済んでいるサラリーマンがどれほどいるのでしょうか？
「マニャーナの法則」を読んだ人からは「クローズドリストを作って、今日中に終わらせられるタスクだけにするんじゃないか」と言われるかもしれませんが、色んな種類の依頼が舞い込んでくるサラリーマンで、クローズドリストを作るために必要なタスクの工数をすべて把握し、納期もコントロールできる人がどれほどいるのでしょうか？
たしかに時間をかければ、すべてのタスクの工数を算出し、クローズドリストを完成させることも理論的には可能です。しかし、そのクローズドリストはサラリーマン特有のタスクの種類の多さにより、精度に欠け、機能しないと踏んでいます。だからわたしは作りません。
サラリーマンは（少なくとも私は）、町の自動車修理工場のエンジニアより自由がきかないのです。
仕事が多すぎる場合の優先順位の付け方
わたしは受信したメールにカテゴリーを設定し、優先順位を付けています。仕事ではOutlookを使っているので、カテゴリーと書きましたが、目印が付けられればタグでもなんでも良いと思います。カテゴリーを付け終わったら、カテゴリー順に並べ替えて、優先順位順に作業を開始します。
優先順位付けの方法で有名なのは、「重要度」と「緊急度」の2軸の高低で優先度を決めるアイゼンハワー・マトリックスで、「緊急でなく、重要なことから着手しよう」とよく言われています。
これこそ、まさに典型的な持つ者によるタスク管理術です。アイゼンハワーは米国大統領でしたから、最大の裁量を持っていて、自由だったはずです。
物事には順番があります。仕事が多すぎる場合、緊急度だけで優先順位付けしましょう。まずは仕事を炎上させないことが先決です。緊急度だけの優先順位付けで仕事を処理していき、仕事が炎上しなくなってきたら、緊急でなく、重要なことに手を着け始めましょう。
優先順位の付け方は、「朝一にやる」「昼までにやる」「午後やる」の3パターン程度でよいと思います。仕事が多すぎるとどっちみちやりきれないので、大体でよいです。一日のうちに仕事をやりきれる方は、効率を考えてもう少し細分化してもいいかも知れません。
まとめ
優先順位付けは、本当にタスク管理のきほんの「き」です。ですが、人間、追い詰められると通常では考えられない精神状態になり、身についていたと思っていたきほんの「き」すら出来なくなるということがあります。仕事が多すぎる人は特に注意が必要です。
自分ならではの方法を考え抜いた先に、あなたに最適なタスク管理術が現れます。
あなたなら、どのような方法でこの課題をクリアしますか？
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