タスク管理によって労働時間が減る3つ理由とそれぞれの限界

「タスク管理で労働時間が減った」

よく聞く話です。確かにタスク管理がうまく機能すれば、労働時間は減ります。わたしもそういう経験をしてきました。

しかし、にっちもさっちも行かない状況に置かれて、もう少し深くこの現象について考えてみました。そして、タスク管理によって労働時間が減る理由は以下の3つに絞られるという結論に至りました。

効率化
延期
拒否

そして同時に、これらの限界にも気付きましたので、今回はそれらをシェアしたいと思います。

効率化

タスク管理と言えば真っ先に思い浮かぶのは効率化でしょう。

具体的には、あるタスクの処理に最も適した時間を見つけ、その時間にそのタスクを処理する、手順をマニュアル化して作業中のムダをなくすなどです。

効率化に成功すれば作業時間が減ります。また、副次的な効果により精神力のムダな消耗を抑えられます。

効率化の限界

効率化の限界の一つ目には、「パターン化されたタスクまたはプロジェクトでないと、効率化はできない」です。

まず単純な話、二度と発生しないタスクを効率化しても、その効率化の恩恵にあずかれる機会は二度と来ません。

また、効率化は基本的にはトライアンドエラーで進みます。毎回同じタスクと思っていても何かとイレギュラーが発生するのが常であり、それらのイレギュラーをある程度経験し、それらに対しての対策がすべて盛り込まれて初めてまともに機能する効率化が完了します。

言い換えれば、複数回同じタスクをこなさないと、つまりタスクがパターン化されていないと、まともに機能する効率化は完了しないのです。

効率化の限界の二つ目は、「効率化は劇的な時間短縮を生むわけではない」です。

ある工程をITの力を使ってフルオートにすれば劇的な時間短縮になりますが、個人の創意工夫の範囲での効率化では作業時間が二～三割減れば良い方でしょう。効率化前も、まさかあえて時間がかかる方法を取っていたわけではないでしょうから、自分なりに最短で終わるように作業していたはずです。それが効率化を意識し始めたからといって、劇的に作業時間が減るはずがありません。

個人努力での効率化とはあくまでも漸次的改善であり、イノベーションではないのです。

延期

ここでの「延期」とはタスク管理により、あるタスクを納期までに完了できない見込みが立ち、そのタスクをの延期を行うことです。タスク管理をしていなければ、納期になるまでそのタスクが完了するかしないかわからない、または完了するだろうという希望的観測にすがることになるので、「延期」もタスク管理の内と言って差し支えないと思います。

タスクの延期では総作業時間を削減することはできませんが、毎日の作業時間を平準化することができます。平たく言えば、「納期前に徹夜して追い込みをかけ、成果物を完成させる」ということをやらなくて済むようになります。

延期の限界

延期の限界の一つ目は、「納期に余裕がないと延期できない」です。

当たり前ですが、明日、顧客に提出する書類の作成の納期を明後日にできないかと、上司に交渉を持ちかけても確実に失敗します。

延期の限界の二つ目は、「スケジュールが立っていないと延期できない」です。

延期する場合、「確実にこの日までにならできる」という日まで延期する必要があります。そうしなければ、再度延期の交渉が必要になってしまうからです。

しかし、「確実にこの日までにならできる」という確信は、今後のスケジュールがきちんと立っていないと得ることができません。明日以降、何が起こるかわからないという状況では、いつまで延期すれば追い込みをかけなくて済むかがわからず、適切な延期ができないのです。

拒否

ここでの「拒否」とは文字通り仕事を断ることです。

はぎ(@tak_highersky)さんも下記記事で書かれていますが、仕事を断ることが最も労働時間削減に寄与します。

やりたいことをやるためのタスク管理5原則！10年のタスク管理体験から学んだエッセンス | 今、夢に生きる

タスク管理をしているからこそ、自分がその仕事を受けるとパンクすることがわかり、断ることができるようになるので、拒否もタスク管理の範疇に入ります。

拒否の限界

拒否の限界の一つ目は、「完璧にスケジュールが立っていないと拒否できないことがある」です。

仕事を拒否した際、普通は理由まで問われることはありませんが、上司からの仕事を断る場合、「この仕事は所要時間30分ぐらいだと思うのだが、なぜできないの？」と理由の詳細を求められる場合があります。

その場合、仕事を断るには「自分のスケジュールは今後も分単位で埋まっており、これ以上仕事は入りません」ということを詳細に説明する必要があり、そのためには完璧なスケジュールが立っていないといけません。延期するために必要なスケジューリングよりも更に詳細なスケジューリングを要求されるのです。

拒否の限界の二つ目は、「自分の責任範囲内の仕事は断れない」です。

たとえば、あなたが営業マンだとした場合、「顧客Aを訪問してきて」という上司からの仕事は断れません。これはサラリーマン特有の縛りです。サラリーマンは自分の責任範囲内の仕事を断ってしまうと職務放棄とみなされてしまうからです。自分の責任範囲の仕事を依頼された場合は、延期か効率化しか選択肢がないのがサラリーマンの実情でしょう。