TaskChuteを使うことによって1日のアウトプットを最大化できます。
アウトプットの最大化は全ての社会人にとって重要です。しかしながら、早い段階からその方法を知っている方が良いことは言うまでもないでしょう。
ということで、｢TaskChuteを新社会人に真っ先に教えた理由｣第4回目は、TaskChuteで1日のアウトプットを最大化できるというお話。
アウトプットの最大化を実現するには？
アウトプットの最大化を実現するにはどうすればよいか？
答えは、最適な1日を過ごすことです。
ここで言う最適とは、以下の2点が満たされているということです。
- バイオリズムとタスク特性の合致
- 効率の良いタスク実行タイミング＆順序
1. バイオリズムとタスク特性の合致
人には1日の中で身体・感情・知性の好不調の波、いわゆるバイオリズムがあります。
例を挙げれば、朝は頭がスッキリしていて調子がいい、逆に低血圧だから朝は調子が上がらない等です。
また、各タスクには特性があります。単純なタスクや頭を使うタスク、人と協働するタスクや一人で行うタスク等です。
自分の時間帯毎のバイオリズムを把握し、その時間帯の自分の調子とタスクの特性を考慮して タスクを配置することにより、最大のアウトプットが出せるようになります。
2. 効率の良いタスク実行タイミング＆順序
タスクを実行するタイミングや順序も1日のアウトプットに影響します。
タイミングに関して言えば、メール処理を1日3回行う場合でも、9時と10時と11時に1回ずつ行うよりも、9時と13時と17時に1回ずつ行う方が、同じ3回でもより良いでしょう。
タスクの間隔を均等に空けた方が、1回で処理するメールの量が均等になり、タスク負荷の分散ができますし、前者だと14時に送られてきたメールへの返信は翌日の9時になってしまいますが、後者ならば3時間後の17時に返せるので、相手へのレスポンスの速さも平準化できるからです。
順序に関してはもっと単純です。工程順が決まっているタスクを違う順番で実行してしまうと、後戻り作業が発生してしまい、時間をロスすることになるので、順序を誤るとアウトプット量が減少します。
このように、タスクの実行タイミングと順序に関して無頓着だとアウトプットの質と量が減っていくことになるのです。
TaskChuteで最適な1日を過ごせる
TaskChuteで、アウトプットを最大化する最適な1日を過ごせる理由は以下の2つ。
- タスクを行う時間帯を設定できる
- タスクを行う順番を設定できる
1. タスクを行う時間帯を設定できる
TaskChuteの節（セクション）列にはアルファベットが上から若い順に並んでいます。
アルファベットは時間帯を意味し、この時間帯は自分で設定できます。
かつ、リピートタスクの名前の頭に【セクションアルファベット】を付けると、リピートした際に自動でそのセクションにタスクが生成されます。
この機能のおかげで、頭を使う計画作成系のタスクは、頭が軽い朝に設定したり、
▼モードPlanningは朝に
例で挙げたメール処理も朝一番、昼一番、夕方の3つのタイミングに設定したりできます。
▼メール処理は3タイミングに分散
2. タスクを行う順番を設定できる
TaskChuteではタスクを行う順番を以下の2つの方法で設定できます。
- No.
- 節内ソート
1. No.
No.列には、上から10飛びで数字が入っています。
節を使ってタスクに着手する時間帯を決めましたが、同じ節内で着手順を変えたい時は、このNo.の数字を着手順に入れ直し、並び換えを行います。
▼No.の数字を1、2に変えて、
▼並び変えをすると、
▼同じ節の1番目＆2番目に並び替わります。
2. 節内ソート
節内S（ソート）列には標準では何も入力されていませんが、ここに数字を入れると、タスクが数字の若い順に並びます。
実際の動作としては、
▼節内Sに数字を入れ
▼節内ソート順の再適用をすると
▼同じ節内のNo.に
▼節内Sの数字が挿入され
▼並び変わります。
No.での並び替えと違う点は、節内ソートはリピート時に自動で適用されるという点です。
つまり、順番を変えるのはその日限りの場合はNo.を変更し、リピートタスクの順番を変える場合は節内ソートを変更 する、という使い分けになります。
まとめ
ここまでアウトプットを最大化することについて話してきましたが、これはアウトプットの最大量を増やすという意味ではありません。
アウトプットの最大量を増やすには、やり方やルールを変えたり、人を巻き込んだりする必要があります。
TaskChuteは現在の自分の上限一杯のアウトプットを出す、言い換えれば、アウトプットの損失を可能な限り防ぐ、というスタンスです。
しかし、｢アウトプットの最大量を増やす為のアイデア｣というアウトプットを出す余裕を作るためには、まずは自分の最大限のアウトプットを出せる様になる必要があるので、新社会人はまずアウトプットの最大化を身に付けた方がよいと思います。
TaskChuteを使って、自分のバイオリズムにあったムダの無い1日を過ごし、アウトプットを最大化させましょう。
最新のTaskChute2は有料ですが、旧バージョンは無料で使えます。
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（旧バージョンを使い込み過ぎると、TaskChute2への移行作業に時間がかかるので、少しでも気に入ったらすぐTaskChute2を導入した方がいいです。）
